POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ


Charte de confidentialité et de conformité au RGPD

Valoris Avocats

Le cabinet Valoris Avocats est une Société d’Exercice Libérale par Actions Simplifiée (SELAS) ayant son siège social 14 avenue Pierre Mendès France à 67300 Schiltigheim et enregistrée au RCS de Strasbourg sous le numéro 802 627 059 (ci-après « Valoris Avocats »).

Cabinet tourné vers l’international, Valoris Avocats conseille ses clients, acteurs privés et institutionnels des domaines industriels, de la santé et des services, en matière juridique, fiscale et sociale. Également fortement engagé dans la protection des données personnelles, Valoris Avocats mène une politique de transparence à l’égard du traitement de vos données. La présente charte a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel.

Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, plus communément appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018, fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Ce dernier renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible. La présente charte a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information et ainsi de formaliser les droits et les obligations de des clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans le cadre de son activité, le cabinet Valoris Avocats met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

1. Le cadre de la protection des données

Qui protégeons-nous ?

  • client : toute personne physique ou morale cliente de Valoris Avocats;
  • contact : toute personne physique ou morale en relation avec Valoris Avocats sans être clients (prospects, relations, partenaires, …) ;
  • destinataire : toute personne physique ou morale qui reçoit communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, administration judiciaire et ses auxiliaires, instances ordinales, etc.) ;
  • personne concernée : toute personne pouvant être identifiée, directement ou indirectement ;

Que protégeons-nous ?

  • donnée à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable est une donnée à caractère personnel ;
  • traitement : toute opération effectuée ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquée à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Qui est responsable ?

  • responsable du traitement : la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Notre responsable de traitement est Maître Cécile PUIJALON-RADU, avocat au barreau de Strasbourg et Présidente de la société Valoris Avocats.
  • DPD ou DPO (Délégué à la Protection des données ou Data Protection Officer) : La personne en charge de la protection des données personnelles et du respect de la règlementation relatives à ces données au sein d'une organisation. Notre DPO est Maître Luc Julien-Saint-Amand, avocat au barreau de Strasbourg, docteur en droit et Directeur Général de la société Valoris Avocats.
  • sous-traitant : toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit des prestataires avec lesquels Valoris Avocats travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;

2. Pourquoi collectons-nous vos données ? (Finalités de traitement)

Les données personnelles que vous pouvez être amené à transmettre à Valoris Avocats sont uniquement recueillies aux fins de réalisation de la mission que vous nous avez confiée, à l’exclusion de toute autre finalité. Les finalités envisagées sont les suivantes :

  • Traitement des dossiers pour les missions confiées à Valoris Avocats ;
  • Facturation, gestion des impayés et du contentieux,
  • Gestion du fichier client ;
  • Organisation et invitations aux évènements organisés ou coorganisés par Valoris Avocats ;
  • Envoi de lettres d’informations et cartes de vœux ;
  • Réponse à des appels d’offres publics ou privés ;
  • Conformité à nos obligations administratives.

Les données personnelles des clients et contacts peuvent être collectées notamment via :

  • Les informations et documents fournis par nos clients dans le cadre d’un dossier,
  • Les inscriptions ou abonnements à nos services en ligne et réseaux sociaux (lettres d’information, LinkedIn, Application Valoris …),
  • Les inscriptions à des événements organisés ou co organisés par Valoris Avocats. En aucun cas Valoris Avocats ne procède à l’achat, la location, ou la vente de bases de données.

3. Qui a accès à vos données ? (Destinataires des données collectées)

Les données personnelles collectées par Valoris Avocats ne sont destinées et accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés et dont l’intervention est strictement nécessaire au bon déroulement de la mission. Les destinataires internes sont les avocats en charge du dossier, l’équipe support et les éventuels stagiaires. Les destinataires externes sont les prestataires ou sous-traitants, l’administration et l’administration judiciaire, les auxiliaires de justices et instances ordinales. Valoris Avocats s’assure que les destinataires externes respectent leurs obligations en termes de protection des données personnelles. Il est rappelé qu’outre les obligations de confidentialité tenant au RGPD, les avocats sont soumis au secret professionnel par le Code Pénal ainsi que par la déontologie de la Profession d’Avocats.

4. Comment sont conservées vos données ? (Conservation et Durée de conservation des données collectées)

Valoris Avocats traite les données personnelles de ses clients par l’intermédiaire d’un système d’information sécurisé, géré par la société française Diapaz. Les données personnelles sont enregistrées et conservées sur un espace de stockage internet dont les serveurs sont situés sur le territoire français (Saint-Cloud). Aucun transfert des données personnelles en dehors de l’Union européenne ne sera réalisé sans votre consentement écrit préalable. Les données personnelles sur support papier (dossier en cours et archives) sont conservées dans nos locaux dont les accès sont contrôlés par un système de badgeage systématique. Les données personnelles collectées sont conservées pendant la durée de la mission confiée, prolongée du délai légal de prescription des actions en justice susceptibles d’être initiées au titre de la mission et de ceux applicables en matière d’archivage des données par les avocats. Passé ce délai, vos données sont détruites ou anonymisées de manière irréversible.

5. Quelles sont les mesures de sécurité ?

Valoris Avocats a mis en place des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et logicielles appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération. Valoris Avocats forme ces salariés et collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données par l’envoi de documentations régulières. Ils se sont engagés à agir au mieux pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. Ils informent sans délai le délégué à la protection des données (DPD), ainsi que le service informatique en cas de suspicion d’atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des données.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément au RGPD, les personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Valoris Avocats reconnaissent avoir été informées de leurs droits et bénéficient ainsi :

  • d’un droit d’accès et de rectification permettant de faire modifier, compléter ou mettre à jour les données personnelles ;
  • d’un droit de suppression des données inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
  • d’un droit d’opposition au traitement des données pour des motifs légitimes;
  • d’un droit d’opposition sans motif, à l’utilisation des données à des fins de prospection ;
  • d’un droit de définir des directives relatives au sort des données personnelles après la mort ;
  • d’un droit à la portabilité des données, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
  • d’un droit à la limitation du traitement, dans les termes et conditions visés à l’article 18 du règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 ;
  • du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. Ces droits s’exercent auprès du cabinet par courriel à l’adresse info@valoris-avocats.com ou par courrier à l’adresse : Valoris Avocats, 14 avenue Pierre Mendès France, 67300 SCHILTIGHEIM-STRASBOURG Eurométropole.